Belege strukturiert erfassen
Die KI übernimmt Rechnungsinformationen für die weitere kaufmännische Bearbeitung im Betrieb.
Abläufe
Vom Lieferantenbeleg.Zu den Kosten der Baustelle.
Rechnungsangaben auslesen, Projektbezug prüfen und die Unterlage für die weitere Buchhaltung bereithalten.
BuzzardHandwerker OS · ProduktbeispielBadumbau · Lieferantenrechnung
EntwurfErkannte Belegdaten
BelegSanitärmaterial
ProjektbezugBadumbau Kaya
PrüfungBetrag und Lieferung
KIOrdne den Beleg dem Gäste-WC zu.↑Änderung am Entwurf vorbereiten.
Beispiel · noch nicht freigegeben
- 1ErkennenEingang einordnen
- 2VorbereitenAngaben zusammenführen
- 3Du entscheidestPrüfen und freigeben
Beleg → Prüfung → Kosten
Illustratives Produktbeispiel mit Beispieldaten. Lieferung, Rechnung und Kostenzuordnung müssen fachlich zueinander passen.
8,4 Sekunden je Ablauf
Die direkte Antwort
Handwerker AI automatisiert die Erfassung von Lieferantenrechnungen und ihre Zuordnung zu Projekten. Belege aus dem eingerichteten Postfach werden ausgelesen und anhand der vorhandenen Referenzen dem Auftrag zugeordnet. Das Büro ergänzt unklare Bezüge. Die erfassten Kosten stehen anschließend für die Nachkalkulation und den DATEV-Export zur Verfügung.
Kosten am Auftrag sichtbar machen
Lieferantenbelege werden mit dem Projekt verbunden, für das der Aufwand entstanden ist.
Unterlagen weitergeben
Die geprüfte Beleggrundlage steht für Nachkalkulation und den vorgesehenen DATEV-Export bereit.
So automatisieren wir diesen Ablauf
Vom Eingang bis zum Ergebnis.
- 01
Rechnung empfangen
Der Lieferantenbeleg gelangt aus dem eingerichteten Postfach in die Belegbearbeitung.
- 02
Belegdaten auslesen
Handwerker AI erfasst die vorhandenen Rechnungsinformationen und den erkennbaren Projektbezug.
- 03
Baustelle zuordnen
Referenzen werden mit den Projektdaten verbunden; unklare Angaben ergänzt das Büro.
- 04
Kosten kontrollieren
Der Betrieb prüft Beleg und Zuordnung und berücksichtigt den Aufwand am passenden Auftrag.
- 05
Übergabe vorbereiten
Die geprüften Daten stehen für die weitere Projektbewertung und den DATEV-Export zur Verfügung.
Fiktives Anwendungsbeispiel
Fiktives Beispiel: Material für einen Badumbau
Eine Großhandelsrechnung nennt die Lieferadresse des Badprojekts und die verwendeten Sanitärartikel.
Der Vorgang im Zusammenhang
- Beleg
- Großhandelsrechnung
- Zuordnung
- Badumbau Parkstraße
- Weiterverwendung
- Projektkosten und DATEV-Export
Das Ergebnis
Die Rechnung wird erfasst und dem Badprojekt zugeordnet. Nach Prüfung steht der Beleg in der Kostenbetrachtung des Auftrags und für die kaufmännische Übergabe bereit.
Woran erkennt die KI die richtige Baustelle?
Projektbezeichnung, Lieferanschrift und Belegreferenzen schaffen den Bezug zur Baustelle. Handwerker AI verarbeitet diese Angaben zusammen mit den vorhandenen Projektdaten. Dein Team kontrolliert, ob der Kostenbeleg zum vorgesehenen Auftrag gehört.
Fehlt auf der Rechnung eine eindeutige Referenz, ergänzt du sie in der Bearbeitung. Damit landet der Aufwand bei dem Projekt, an dem das Material eingesetzt wurde, und bleibt für spätere Rückfragen nachvollziehbar.
Wie helfen die Belege bei deinen Auftragszahlen?
Eine Materialrechnung ergänzt die tatsächlich erfassten Projektkosten. Zusammen mit dokumentierter Arbeitszeit lässt sich damit vergleichen, wie sich der Auftrag gegenüber der Planung entwickelt hat. Handwerker AI hält die zugehörigen Informationen beim Projekt bereit.
Für die Auswertung zählt die Vollständigkeit: Noch fehlende Rechnungen oder falsch zugeordnete Belege werden im Büro geklärt. So stützt sich der Blick auf den Auftrag auf die erfasste betriebliche Kostenbasis.
Wie geht es vom Beleg zum DATEV-Export?
Nach Prüfung der Belegdaten und Zuordnung wird die kaufmännische Übergabe vorbereitet. Der DATEV-Export macht die vorgesehenen Informationen für den weiteren Buchhaltungsablauf verfügbar. Du nutzt dabei denselben Beleg, der bereits zum Projekt gehört.
In der Vorführung zeigen wir den Weg einer Lieferantenrechnung vom Eingang über die Baustellenzuordnung bis zum Export. Das verbindet die tägliche Belegarbeit mit der Übergabe an die Buchhaltung.
Aus dem Betriebsalltag
Häufige Fragen
Was passiert mit einer Rechnung ohne Baustellenangabe?
Der fehlende Projektbezug wird in der Bearbeitung ergänzt. So bleibt der Beleg verfügbar, während das Büro die passende Zuordnung klärt.
Kann die Rechnung für die Nachkalkulation verwendet werden?
Ja. Der zugeordnete Lieferantenbeleg ergänzt die erfassten Kosten des Auftrags. Zusammen mit weiteren vollständigen Projektdaten entsteht die Grundlage für den Vergleich mit der Planung.
Wie werden Daten an DATEV übergeben?
Handwerker AI unterstützt den vorgesehenen DATEV-Export. Die zuvor geprüften Beleginformationen werden für diesen kaufmännischen Übergabeschritt bereitgestellt.
Bleibt die ursprüngliche Rechnung auffindbar?
Die Belegbearbeitung hält die Rechnung im Zusammenhang des Projekts. Das Büro kann bei Rückfragen auf den ursprünglichen Beleg und die zugehörige Zuordnung zurückgreifen.
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