Vom leeren Entwurf bis zum fertigen PDF im Kundenportal: So entsteht ein vollständig aufgebautes Angebot, das beim Kunden ankommt.
4.1 Ein Angebot beginnen
Ziel: Für das Projekt des Kunden ein Angebot vorbereiten.
Öffnen Sie in der Akte den Reiter Angebot & Rechnung und klicken Sie auf Manuelles Angebot. Es öffnet sich der Editor mit einem Entwurf. (Alternativ bereitet „Angebot vorbereiten lassen" mit KI einen Entwurf aus Notizen und Kommunikation vor — auch dieser bleibt bis zum Finalisieren änderbar.)
4.2 Positionen erfassen
- In der Zeile Positionen auf die Position klicken, um sie aufzuklappen.
- Bezeichnung, Menge, Einheit und Einzelpreis (netto) eintragen; bei Bedarf eine Beschreibung, die auf dem Beleg erscheint.
- Über + Position weitere Zeilen anlegen; Titelzeile und Textzeile gliedern den Beleg, Nachlass % fügt einen prozentualen Nachlass ein, und Vorlage übernimmt eine gespeicherte Vorlage. Nicht benötigte Zeilen entfernen Sie in der aufgeklappten Position.
- Das erledigt das System für Sie
- Die Summen werden bei jeder Eingabe neu berechnet. Die Checkliste rechts meldet, was vor dem Finalisieren noch fehlt (Preise, Gültigkeit, Empfänger-Anschrift).
4.3 Finalisieren und versenden
Ist alles grün, klicken Sie auf Angebot fertigstellen. Erst jetzt bekommt das Angebot seine feste Nummer und ein PDF.
Zum Versand tragen Sie rechts unter Aktionen Empfänger, Betreff und Text ein (oder nutzen die Vorbelegung) und klicken auf An Kunden senden. Das PDF wird automatisch angehängt. Die Belegnachricht lässt sich auch diktieren (Mikrofon-Symbol am Textfeld).
- Wo sehe ich den Versandstatus?
- Im Editor (Status des Belegs), in der Belegliste unten, im Reiter Kommunikation und — nach dem Aktualisieren (F5) — unverändert dort.
4.4 Das Kundenportal aus Kundensicht
Der Kunde öffnet den Link ohne Anmeldung und sieht sein Angebot sauber aufbereitet — mit den Feldern zum Annehmen, für eine Rückfrage, zum Hochladen von Dateien und für einen Rückruf-Wunsch.
- Wiederfinden
- Das angenommene Angebot steht in der Belegliste der Akte mit Status „Angenommen"; die Rückfrage des Kunden erscheint in Kommunikation, Verlauf, als Aufgabe und in der Arbeitszentrale.