Aus dem angenommenen Angebot wird mit wenigen Klicks eine Rechnung — mit Leistungsdatum, korrekter Nummer und Zahlungsziel. Dieses Kapitel zeigt auch Teilzahlung, Restbetrag und Mahnung.
5.1 Das richtige Angebot auswählen
Nimmt der Kunde an, markieren Sie das Angebot in der Belegliste mit Angenommen. Danach erscheint in genau dieser Zeile der Knopf Rechnung erstellen — so ist immer klar, aus welchem Angebot die Rechnung entsteht.
5.2 Rechnung vorbereiten
Ein Klick auf Rechnung erstellen übernimmt alle Positionen aus dem Angebot. Ergänzen Sie Leistungsdatum bzw. Leistungszeitraum — Pflicht für eine korrekte Rechnung.
- Das erledigt das System für Sie
- Das Zahlungsziel (Fälligkeit = Rechnungsdatum + eingestellte Tage) und die Steuerart kommen aus Ihren Einstellungen. Die Checkliste prüft Preise, Leistungsdatum, Zahlweg und Empfänger.
5.3 Finalisieren und versenden
Mit Finalisieren & PDF bekommt die Rechnung ihre feste Nummer und das PDF. Der Versand läuft wie beim Angebot über Beleg per E-Mail senden.
5.4 Zahlung, Teilzahlung und Restbetrag
Zahlungen erfassen Sie im Bereich Finanzen (Kapitel 10). Dort tragen Sie auch Teilzahlungen mit Betrag ein — die Rechnung bleibt dann offen und zeigt den Restbetrag.
5.5 Überfälligkeit, Erinnerung und Mahnung
Wird eine Rechnung überfällig, schlägt Ihnen die Buchhaltung die passende Stufe vor — Zahlungserinnerung, 1. und 2. Mahnung. Den Rhythmus (Standard 14/21/28 Tage) stellen Sie in den Einstellungen ein (Kapitel 14).