Nachrichten am Auftrag
Dein Team findet Absprachen und Unterlagen dort, wo es Angebot, Einsatz und Rechnung bearbeitet.
Abläufe
Die Nachricht kommt rein.Der Zusammenhang ist schon da.
Kunde, Baustelle und bisherige Kommunikation verbinden. Bei mehreren Projekten wird die Zuordnung zuerst geklärt.
BuzzardHandwerker OS · ProduktbeispielTerminfrage · zwei Baustellen
EntwurfNachricht am Projekt
AbsenderKunde erkannt
ProjektZuordnung noch klären
RückfrageBad oder Wartung?
KIFrage nach dem gemeinten Auftrag.↑Änderung am Entwurf vorbereiten.
Beispiel · noch nicht freigegeben
- 1ErkennenEingang einordnen
- 2VorbereitenAngaben zusammenführen
- 3Du entscheidestPrüfen und freigeben
Postfach → Klärung → Projekt
Illustratives Produktbeispiel mit Beispieldaten. Ein erkannter Absender ist noch keine eindeutige Projektzuordnung.
8,4 Sekunden je Ablauf
Die direkte Antwort
Handwerker AI automatisiert die E-Mail-Zuordnung im Handwerksbetrieb. Das System verarbeitet Nachrichten aus dem eingerichteten Betriebs-Postfach, berücksichtigt Absender und Projektkontext und ordnet E-Mails samt Anhängen dem passenden Vorgang zu. Bei mehreren möglichen Baustellen klärst du den Bezug. Anschließend stehen Anfrage, Unterlagen und Antwort im Projekt zusammen.
Rückfragen mit Zusammenhang
Antworten bauen auf der konkreten Kundenfrage und dem vorhandenen Projektverlauf auf.
Ein gemeinsamer Bearbeitungsstand
Der zuständige Mitarbeiter sieht die Nachricht und die nächste Aufgabe, auch wenn ein Kollege den Kontakt übernommen hat.
So automatisieren wir diesen Ablauf
Vom Eingang bis zum Ergebnis.
- 01
Betriebs-Postfach einrichten
Du verbindest das vorgesehene Postfach und legst fest, welche Mitarbeiter mit den zugehörigen Projekten arbeiten.
- 02
Kunde und Thema erkennen
Die KI liest Absender, Betreff und Nachricht und berücksichtigt vorhandene Kunden- und Projektdaten.
- 03
Nachricht zuordnen
E-Mail und Anhänge kommen zum passenden Vorgang. Mehrdeutige Angaben werden zur Klärung sichtbar.
- 04
Folgeaktion bearbeiten
Aus der Terminfrage, Angebotsanfrage oder Unterlage entsteht der nächste Bearbeitungsschritt im Projekt.
- 05
Antwort im Verlauf halten
Du prüfst die Antwort, versendest sie und behältst den Austausch zusammen mit den übrigen Projektinformationen.
Fiktives Anwendungsbeispiel
Fiktives Beispiel: eine Terminfrage zu zwei Projekten
Ein Kunde schreibt: „Könnt ihr die Armatur am Dienstag montieren?“ Im Betrieb laufen für ihn ein Badumbau und eine Küchenmodernisierung.
Der Vorgang im Zusammenhang
- Eingang
- Kunden-E-Mail
- Offene Angabe
- Baustellenanschrift
- Folgeaktion
- Terminabstimmung
Das Ergebnis
Die Nachricht wird mit dem Kunden verknüpft. Nach Klärung der Anschrift liegt sie beim Küchenprojekt; das Büro stimmt den Montagetermin mit dem Kunden ab.
Was passiert bei zwei Baustellen desselben Kunden?
Eine bekannte E-Mail-Adresse reicht bei mehreren laufenden Projekten nicht aus. Handwerker AI nutzt zusätzliche Hinweise wie Anschrift, Angebotsnummer und den bisherigen Nachrichtenverlauf. Fehlt der entscheidende Bezug, ordnest du den Vorgang zu oder fragst die Baustellenadresse nach.
Diese Klärung gehört direkt zur Bearbeitung. Die Nachricht bleibt auffindbar, und dein Team ergänzt den fehlenden Kontext am Vorgang. So wird aus einer unklaren Mail eine nachvollziehbare Aufgabe für die richtige Baustelle.
Welche E-Mails lassen sich im Büro weiterverarbeiten?
Angebotsanfragen führen zu Leistungsfragen und Angebotspositionen. Terminabsprachen gehören zur Einsatzplanung. Lieferunterlagen und Rechnungen ergänzen die Projektakte; bei einer Rechnung schließt die Belegerfassung an. Handwerker AI verbindet die Zuordnung mit diesen jeweiligen Abläufen.
Der Inhalt bestimmt den nächsten Schritt. Eine Kundenfrage zum Liefertermin wird anders bearbeitet als ein Foto zu einer Zusatzleistung. Beide Nachrichten erhalten ihren Platz im selben Betriebssystem.
Wie startet die automatische Zuordnung?
Zum Start werden dein Betriebs-Postfach, die Zugriffe und die Kunden- und Projektzuordnung eingerichtet. Nutze aussagekräftige Projektnamen und halte Anschriften aktuell. Für die Vorführung eignen sich typische Nachrichten mit und ohne eindeutige Baustellenreferenz.
Du siehst dabei den gesamten Weg: Eingang, Zuordnung, Rückfrage und Fortsetzung am Auftrag. Damit wird E-Mail-Automatisierung im Handwerk im täglichen Büroablauf greifbar.
Aus dem Betriebsalltag
Häufige Fragen
Kann die KI auch Anhänge zuordnen?
Ja. Handwerker AI hält die Anhänge zusammen mit der Nachricht am passenden Vorgang. Für die anschließende Bearbeitung stehen beispielsweise Fotos, Leistungsbeschreibungen oder Lieferunterlagen im Projekt bereit.
Was geschieht mit einer neuen Anfrage?
Die Anfrage wird mit Kontaktdaten und Anliegen aufgenommen. Dein Team klärt den Projektbezug und die noch fehlenden Angaben und führt sie anschließend als Angebotsvorgang weiter.
Wer verschickt Antworten an Kunden?
Handwerker AI bereitet den Austausch im Kontext des Vorgangs vor. Du kontrollierst Empfänger und Inhalt und versendest die passende Antwort aus dem eingerichteten Betriebsablauf.
Kann ich von der E-Mail direkt am Angebot weiterarbeiten?
Ja. Die zugeordnete Anfrage liefert den Zusammenhang für die Angebotserstellung. Du ergänzt Mengen und Leistungen; Handwerker AI erstellt daraus mit deinen Artikeln und Preisen den Angebotsentwurf.
Kurz eintragen. Wir melden uns.
Lieber direkt?