Dieses Kapitel führt durch den vollständigen Geldfluss: Ausgangsrechnungen prüfen, Zahlungen sicher zuordnen, Eingangsbelege erfassen, Mahnungen kontrolliert versenden und den Monatszeitraum ans Steuerbüro übergeben.
Rolle: Chef, Büro, Buchhaltung · Startpunkte: Buchhaltung, Finanzen, Zahlen und Kundenakte
Die ausführliche Arbeitsanleitung mit Tages- und Monatscheckliste finden Sie im Praxisleitfaden Buchhaltung.
10.1 Arbeitsbereiche und Status
- Rechnungen: Ausgangsrechnungen und Zahlungs-/Dokumentenstatus.
- Mahnungen: fällige Fälle, interne Entwürfe und Historie.
- Forderungen/Zahlungen: offene Posten und manuelle Zahlungen.
- Bank/Abgleich: CAMT-/CSV-Umsätze prüfen und zuordnen.
- Belege: Eingangsrechnungen und Lieferantengutschriften.
- Export: DATEV-Vorschau, Downloadpaket und Historie.
| Status | Bedeutung | Nächste Handlung |
|---|---|---|
| offen | Noch keine vollständige Zahlung | Fälligkeit beobachten |
| teilbezahlt | Zahlung vorhanden, Rest offen | Restbetrag prüfen |
| überfällig | Fälligkeit überschritten | Zahlung/Mahnfall prüfen |
| bezahlt | Offener Betrag ausgeglichen | Keine offene Forderung |
| storniert | Durch Stornobeleg aufgehoben | Stornopaar prüfen |
| PDF vorhanden / Beleg fehlt | Dokument ist verfügbar / fehlt | Fehlenden Beleg vor Export klären |
Brutto ist der ursprüngliche Rechnungsbetrag, Offen der noch nicht ausgeglichene Rest. Suche und Filter grenzen nach Nummer, Kunde, Projekt, Zeitraum und Status ein. Sammel-PDF bündelt Rechnungs-PDFs; der Listen-Export ist nicht der DATEV-Export.
10.2 Zahlung manuell erfassen
Manuell nur buchen, wenn Zahlung und Rechnung eindeutig zusammengehören:
- Finanzen oder Buchhaltung → Forderungen/Zahlungen öffnen.
- Zahlung manuell erfassen wählen.
- Rechnung, Kunde und offenen Betrag prüfen.
- Tatsächliches Zahlungsdatum und eingegangenen Betrag eintragen — der offene Restbetrag ist bereits vorbefüllt.
- Speichern und danach den Rechnungsstatus kontrollieren.
- Vollzahlung: Exakter Restbetrag schließt die Rechnung und offene Mahnaufgaben.
- Teilzahlung: Kleinerer Betrag lässt den Rest offen; Status und neuen Rest kontrollieren.
- Überzahlung: Höherer Betrag muss als Guthaben, Rückerstattung oder Verrechnung geklärt werden.
10.3 Bankimport und Abgleich
Umsätze aus dem Online-Banking als CAMT.053 oder CSV exportieren und unter Finanzen → Bank-Export hochladen einlesen. Die Seite Finanzen führt mit einer 3-Schritte-Leiste durch den Ablauf: ① Bank-Export hochladen, ② Vorschläge prüfen, ③ Mahnen. CSV-Vorschläge werden dort bearbeitet; CAMT führt zu Buchhaltung → Bank/Abgleich. Doppelte Transaktionen werden anhand Bankreferenz oder technischem Fingerabdruck übersprungen.
Für jeden offenen Umsatz:
- Betrag, Datum, Absender, maskierte IBAN und Verwendungszweck prüfen.
- Begründung und mögliche Rechnungen vergleichen.
- Nur beim eindeutigen Treffer Bezahlt bestätigen.
- Sonst die richtige Rechnung bewusst manuell zuordnen.
- Gehört der Umsatz zu keiner Kundenrechnung, mit Grund Ignorieren.
Teil-, Überzahlungen, bereits bezahlte Rechnungen und mehrdeutige Treffer bleiben zur Prüfung offen. Name oder gleicher Betrag allein sind kein sicherer Treffer.
In der Historie lässt sich eine Zuordnung mit Grund Revidieren oder ein ignorierter Umsatz Wieder öffnen. Eine falsch manuell gebuchte Zahlung wird bei der Rechnung über Zahlung umbuchen korrigiert.
10.4 Eingangsbelege
Unter Buchhaltung → Belege → Beleg erfassen wählen Sie Eingangsrechnung oder Lieferantengutschrift, laden das Original hoch und prüfen Lieferant, Nummer, Brutto, Umsatzsteuer, Rechnungsdatum, Fälligkeit, Kunde und Projekt. DATEV-Belegbild markieren, wenn die Datei im Steuerbüro-Paket enthalten sein soll.
Alternativ laden Sie eine Lieferantenrechnung in der Kundenakte unter Dokumente hoch und übernehmen den geprüften Dokumentvorschlag als Eingangsbeleg. Automatische Erkennung liefert nur Vorschläge; jedes Feld muss mit dem Original verglichen werden.
Vor dem Speichern nach Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag und Datum suchen, um Dubletten zu vermeiden. Zum Zahlungsstatus Als bezahlt markieren, tatsächliches Datum eintragen und die Historie kontrollieren.
10.5 Mahnungen: zwei getrennte Schritte
Schritt 1 — intern vorbereiten
- Buchhaltung → Mahnungen öffnen.
- Fall, Rechnung, offenen Betrag, Fälligkeit und nächste Stufe prüfen.
- Mahnung vorbereiten wählen.
- Betreff, Text, PDF-Entwurf und Historie lesen.
Dieser Entwurf wird nicht versendet und ändert die tatsächlich versendete Mahnstufe nicht.
Schritt 2 — tatsächlich versenden
- Richtige Kundenakte → Angebot & Rechnung öffnen.
- Betroffene Rechnungsnummer im Zeilenmenü wählen.
- Erinnerung, 1. Mahnung oder 2. Mahnung auswählen; Letzte Mahnung ist standardmäßig Chef-Aufgabe.
- Empfänger, Betrag und Schreiben prüfen und versenden.
- Erfolgsmeldung, Kommunikation, Dokumente und Versandzeitpunkt in der Historie kontrollieren.
10.6 Storno und Korrektur
Eine festgeschriebene Rechnung nicht überschreiben. Bei einem Fehler Mahnungen stoppen, Rechnungsnummer, Kunde, Betrag und Grund notieren und an den Chef übergeben. Dieser entscheidet zwischen Storno und Korrektur. Danach Original, Gegenbeleg, Verknüpfung und Saldo gemeinsam prüfen.
| Fehler | Sicherer Weg |
|---|---|
| Bankumsatz falsch zugeordnet | Historie → Revidieren, dann neu zuordnen |
| Umsatz falsch ignoriert | Historie → Wieder öffnen |
| Manuelle Zahlung falsch | Kundenakte → Zahlung umbuchen |
| Rechnung falsch | Chef entscheidet Storno/Korrektur |
| Exportierter Beleg falsch | Dokumentierter Prozess über Chef/Support |
10.7 DATEV-Export und Monatsübergabe
Der Reiter Export erstellt ein Downloadpaket zur Übergabe. Er lädt nichts automatisch in DATEV hoch.
- Zeitraum wählen.
- Mit dem Steuerbüro vereinbarten Kontenrahmen SKR03 oder SKR04 wählen.
- Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Zahlungen und Belege auswählen.
- Export vorbereiten.
- Buchungssatz-Vorschau mit Beleg, Partner, Datum, Betrag, Konto, Gegenkonto und Steuerschlüssel prüfen.
- Fehler beheben, Warnungen fachlich bewerten und Vorschau erneuern.
- Erst bei fehlerfreiem Ergebnis DATEV exportieren.
- Paket sicher ablegen, vereinbart übergeben und Annahme dokumentieren.
| Exportstatus | Bedeutung |
|---|---|
| ungeprüft | Noch keine aktuelle Vorschau |
| bereit | Neue Daten, kein blockierender Fehler |
| blockiert | Fehler muss behoben werden |
| leer | Keine neuen passenden Belege im Zeitraum |
Bereits exportierte Belege werden nicht erneut als neu behandelt. Die Historie zeigt Datei, Zeitraum, Zeitpunkt und Fehlerstand. Der Kurzexport im Reiter Belege betrifft nur markierte Eingangsbelegbilder; für den Monatsabschluss den vollständigen Reiter Export verwenden.
10.8 Tägliche und monatliche Kontrolle
Täglich: Bankumsätze importieren, sichere Treffer bestätigen, unsichere Fälle und Überzahlungen klären, Eingangsbelege mit Original prüfen, überfällige Forderungen bearbeiten und vorbereitete Mahnungen entweder tatsächlich versenden oder bewusst offen lassen.
Vor der Monatsübergabe: richtiger Zeitraum und Kontenrahmen; keine ungeklärten Bankumsätze; kein Ausgangsbeleg fehlt; Eingangsbelege sind vollständig und nicht doppelt; Zahlungen, Stornos und Korrekturen sind verknüpft; DATEV-Vorschau ist fehlerfrei; Paket und Übergabe sind dokumentiert.
Unter Zahlen sehen Sie Umsatz, offene und überfällige Forderungen, Auftragseingang und Verlauf. Diese Managementübersicht ersetzt weder DATEV, Finanzbuchhaltung, Umsatzsteuervoranmeldung noch die Auswertung des Steuerbüros.
10.9 Monatsabschluss-Checkliste
- richtiger Von-/Bis-Zeitraum und vereinbarter Kontenrahmen;
- keine ungeklärten oder unbeabsichtigt ignorierten Bankumsätze;
- keine offenen Zahlungsvorschläge ohne Entscheidung;
- keine Ausgangsrechnung mit Beleg fehlt;
- Eingangsbelege vollständig, nicht doppelt und richtig typisiert;
- Lieferantengutschriften als Gutschrift erfasst;
- Zahlungen, Stornos und Korrekturen vollständig verknüpft;
- DATEV-Vorschau ohne Fehler, Warnungen fachlich geprüft;
- Exportpaket sicher gespeichert;
- Übermittlung und Annahme durch das Steuerbüro dokumentiert.