Hier richten Sie Ihren Betrieb ein: Briefkopf, Zahlungsziele, Stundensätze, Mitarbeiter und ihre Rechte. Diese Einstellungen wirken überall im Programm.
Rolle: Chef, AdminStartpunkt: Einstellungen
14.1 Firmenprofil und Briefkopf
Ziel: Ihre Firmendaten so hinterlegen, dass Angebote und Rechnungen technisch vollständig aufgebaut werden können.
Im Reiter Betrieb füllen Sie die Firmendaten aus — Absender, Kontakt, Bank & Zahlung, Steuer & Register — und laden Ihr Logo hoch. Die Standard-Signatur steht später unter Ihren E-Mails.
14.2 Zahlungsziele, Nummern und Mahnrhythmus
In der Karte Nummern & Fristen setzen Sie die Belegnummern-Präfixe, die nächste Nummer, das Zahlungsziel (Tage) und die Gültigkeit von Angeboten. Die Karte Mahnrhythmus legt fest, nach wie vielen Tagen welche Mahnstufe vorgeschlagen wird (Standard 14/21/28).
Wo wirkt das?
Das Zahlungsziel bestimmt die Fälligkeit jeder neuen Rechnung (Kapitel 5), der Mahnrhythmus die Mahnvorschläge (Kapitel 10). Nichts wird automatisch versendet.
14.3 Mitarbeiter anlegen und einladen
- Im Reiter Team & Rollen rechts Teammitglied anlegen ausfüllen (Name, E-Mail, Rolle) und speichern.
- In der Personen-Zeile auf Einladung senden klicken. Der Einladungslink erscheint als Banner oben auf der Seite — einmalig sichtbar: jetzt mit Link kopieren sichern oder direkt weitergeben; nach dem Schließen ist der Klartext nicht mehr abrufbar.
- Der Kollege öffnet den Link, legt sein Passwort fest und aktiviert seinen Zugang.
14.4 Stundensätze pflegen
Direkt in der Personen-Zeile hinterlegen Sie zwei Sätze: Stundensatz Kosten (intern) und Stundensatz verrechenbar. Sie fließen in Zeiterfassung und Nachkalkulation (Kapitel 11). Gespeichert wird je Personen-Zeile mit Auf bestehende Zeiten anwenden — der Knopf wird aktiv, sobald Sie einen Satz geändert haben, und eine Bestätigung erscheint. Dabei werden offene und freigegebene Zeiteinträge ohne Satz nachbewertet; bereits abgerechnete bleiben unverändert.
14.5 Rollen und Rechte
Es gibt sieben feste Rollen. Was jede darf, ist voreingestellt — und lässt sich pro Betrieb im Panel Rechte & Freigaben feinjustieren.
| Rolle | Darf (Kurzfassung) | Sieht nicht |
|---|---|---|
| Chef | Alles — Geld, Team, Einstellungen. Exklusiv: Storno/Gutschrift, letzte Mahnung, hohe Angebote. | — |
| Admin | Wie Chef (Technik, Benutzer, Postfächer). | — |
| Büro | Postfach, CRM, Angebote, Freigaben, Mahnung bis Stufe 2. | Einstellungen, Storno. |
| Verkauf | Artikel, Angebote, CRM, Kalender. | Rechnungen, Buchhaltung. |
| Buchhaltung | Rechnungen, Forderungen, Zahlungen, Belege. | Übersicht, Einstellungen, Storno. |
| Monteur | Kalender, eigene Zeiten, Monteurmodus. | CRM, Postfach, Buchhaltung, Preise. |
| Lesen | CRM und Kalender ansehen (nur lesen). | Alle Schreibaktionen, Beträge. |
Rollenwechsel mit Positiv- und Negativbeispiel
Mit Rollenwirkung prüfen sehen Sie vorab, was eine Rolle darf und was nicht — ohne einen echten Zugang zu ändern.
